LEI Nº 13.726, DE 2018 - PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS: RACIONALIZAÇÃO EM BUSCA DA DESBUROCRATIZAÇÃO

O mês de outubro foi marcado pela edição da Lei nº 13.726, de 8/10/2018, que dispõe sobre a racionalização de atos e procedimentos administrativos junto aos Poderes da União, Estados, Distritos Federal e Municípios. 

A novel legislação, de abrangência nacional, tem a missão de simplificar procedimentos e, por corolário, processos administrativos, na busca dos resultados perseguidos pelos administrados ou cidadãos. 

A finalidade foi eliminar ou simplificar algumas formalidades exigidas e que ora se apresentam como desnecessárias e onerosas, tanto para os cofres públicos, quanto para os cidadãos, tais como reconhecimento de firma e autenticação de cópias documentos, por exemplo, quando o risco de fraudes não for maior que o custo de mantê-las. 

Em que pese a importância da finalidade insculpida na Lei nº 13.726, de 2018, não se pode dizer que ela traz uma inovação na ordem jurídica, haja vista que a Lei nº 9.784, de 1999, que regula a lei geral do processo administrativo na Administração Pública Federal, assim como algumas normas locais que cuidam do tema, já estavam a acolher boa parte da simplificação ali consignada, de modo que a inovação principal parece estar centrada na abrangência conferida às regras ali dispostas, que obrigam a todos os Poderes da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, no uso de sua função administrativa. 

Vale conferir o teor das regras ali contidas, sobre as quais se tece breves comentários:

  LEI Nº 13.726, DE 8 DE OUTUBRO DE 2018

Racionaliza atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e institui o Selo de Desburocratização e Simplificação.

     O PRESIDENTE DA REPÚBLICA
     Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: 

     Art. 1º Esta Lei racionaliza atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios mediante a supressão ou a simplificação de formalidades ou exigências desnecessárias ou superpostas, cujo custo econômico ou social, tanto para o erário como para o cidadão, seja superior ao eventual risco de fraude, e institui o Selo de Desburocratização e Simplificação. 

Comentário: Em primeiro lugar, vale observar que o artigo dispõe que o objeto da legislação diz respeito à racionalização de atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, DF e Municípios, de modo que a legislação é aplicável pelos órgãos e entes que integram esses poderes quando estiverem no uso da sua função administrativa. A lei não se aplica, portanto, aos processos legislativos e aos judiciais.

Em que pese o dispositivo legal não referir à figura do processo administrativo, não se pode deixar de observar que o processo nada mais é do que o encadeamento de atos e procedimentos voltados, ordenadamente, à consecução de um ato final pela Administração. Portanto, a norma é aplicável ao processo administrativo.

A racionalização e a simplificação propostas têm por finalidade a desburocratização de processos e procedimentos administrativos. Há muito o processo administrativo federal já vem adotando igual sistemática, mas era preciso expandir os horizontes porque o custo dessas formalidades para o cidadão e, mesmo, para os cofres públicos, não é razoável frente a eventual risco de fraude. Ademais, os mecanismos adotados para simplificação tem de mostrado mais eficazes, mormente diante do uso da telemática.

     Art. 2º (VETADO). 

     Art. 3º Na relação dos órgãos e entidades dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios com o cidadão, é dispensada a exigência de: 

Comentário:  Importante salientar que a legislação é impositiva para as relações jurídicas mantidas com a Administração Pública (entes e órgãos) federal, estadual, distrital e municipal. Desse modo, quando se tratar de relações celebradas entre particulares, a legislação não é aplicável e, portanto, as exigências consideradas desnecessárias neste dispositivo, não estão imunes de serem requisitadas pelos particulares, quando assim entenderem necessárias.

     I - reconhecimento de firma, devendo o agente administrativo, confrontando a assinatura com aquela constante do documento de identidade do signatário, ou estando este presente e assinando o documento diante do agente, lavrar sua autenticidade no próprio documento; 

Comentário:  A Lei nº 9.784, de 1999 (§ 2º do Art. 22) trouxe previsão equivalente ao dispor que "Salvo imposição legal, o reconhecimento de firma somente será exigido quando houver dúvida de autenticidade", a significar que no processo administrativo federal há muito já era dispensável o reconhecimento de firma como regra geral. Agora, essa norma é para todas as esferas de governo. 

E o que é reconhecimento de firma? É a atividade realizada pelo tabelião de notas (7º, IV, da Lei nº 8.935/94) por meio da qual certifica a autenticidade da assinatura posta em determinado documento por quem o assinou. Trata-se de uma atividade onerosa e que, agora, pode ser suprida pelos procedimentos alinhados na regra em comento, quais sejam: a) confronto da assinatura pelo agente administrativo com a constante de documento de identidade do requerente; ou, b) pela assinatura do documento na frente do agente. 

  

     II - autenticação de cópia de documento, cabendo ao agente administrativo, mediante a comparação entre o original e a cópia, atestar a autenticidade; 

Comentário: A Lei nº 9.784, de 1999 (§ 3º do Art. 22) trouxe previsão equivalente ao dispor que a "autenticação de documentos exigidos em cópia poderá ser feita pelo órgão administrativo". E como se processa essa autenticação? _mediante a comparação com o original e a cópia, a exemplo do que faz o tabelião de notas. A nova regra, portanto, traz a abrangência do procedimento, impondo a todos os órgãos a dispensa de autentificação de cópia de documento, o que vai ao encontro do que já se estava a proceder em âmbito federal.

      Não é demais lembrar que assim como o reconhecimento de firma, a autentificação de documento é uma atividade exclusiva do tabelião de notas (Art. 7º, V, da Lei nº 8.935/94) por meio da qual declara que a cópia de determinado documento corresponde à original de onde foi extraída. No caso, a regra dispensa essa autentificação pelo tabelião de notas no âmbito da Administração Pública. Porém o agente administrativo deverá proceder à essa autentificação, cuja validade fica circunscrita à esfera de poder em que se deu a autentificação da cópia do documento, observado o disposto no § 3º deste artigo.

     III - juntada de documento pessoal do usuário, que poderá ser substituído por cópia autenticada pelo próprio agente administrativo; 

Comentário:  Essa é uma outra regra já bastante utilizada pela Administração Pública. Trata-se da juntada de documento pessoal do administrado em processos ou procedimentos simplificados. Não se junta o original do documento, mas a cópia autenticada do documento pessoal pelo agente administrativo.

     IV - apresentação de certidão de nascimento, que poderá ser substituída por cédula de identidade, título de eleitor, identidade expedida por conselho regional de fiscalização profissional, carteira de trabalho, certificado de prestação ou de isenção do serviço militar, passaporte ou identidade funcional expedida por órgão público; 

Comentário: A regra estabelece um rol de documentos que podem substituir a apresentação de certidão de nascimento junto à Administração Pública, procedimento que também já estava sendo adotado como praxe por diversos órgãos/entes públicos. O rol é taxativo, de modo que somente os documentos enumerados são passíveis de substituir a certidão de nascimento, quando requisitada.

     V - apresentação de título de eleitor, exceto para votar ou para registrar candidatura; 

Comentário: A regra vincula o título de eleitor à sua finalidade precípua - votar e registrar candidatura, o que não significa que não possa o título de eleitor ser requisitado para outras situações de cunho eleitoral, como a alteração de seção, etc. O que a regra pretende é a dispensa da apresentação de título de eleitor para as demandas administrativas, o que é salutar, mormente quando esse documento não é elemento capaz de alterar a condição do administrado, a exemplo do registro para recolhimento de contribuições ou do cadastramento para recebimento de benefícios assistenciais devidos por conta de situação pessoal do requerente, cuja anotação poderia servir para fins escusos.  

     VI - apresentação de autorização com firma reconhecida para viagem de menor se os pais estiverem presentes no embarque. 

Comentário: O Estatuto da Criança e do Adolescente, nos artigos 83 a 85, cuida da questão relativa à autorização de viagem da criança ou do adolescente dentro do território nacional e para o exterior. Por se tratar de regra especial, o ECA é aplicável em detrimento da regra geral, no caso, da Lei nº 13.726, de 2018, em comento, que estabelece regras gerais para racionalização de procedimentos administrativos. Nesse sentido, à primeira vista, a regra em questão parece colidir com o disposto na hipótese prevista no Art. 84, inciso II, do ECA, que exige firma reconhecida para autorização de viagem ao exterior da criança ou do adolescente quando em companhia, apenas, de um dos pais. Todavia, vislumbra-se que a norma geral em comento traz uma condição para suprir essa exigência especial, qual seja: que os pais estejam presentes no embarque. A norma geral, desta feita, cria uma condição que não está prevista no ECA, de forma a proporcionar a sua incidência quando presente o suposto de fato ali condito enquanto um "plus" à regra especial. Contudo, se um dos genitores não estiver presente no embarque, impõe-se a exigência da firma reconhecida na autorização, como dispõe o ECA.

     § 1º É vedada a exigência de prova relativa a fato que já houver sido comprovado pela apresentação de outro documento válido. 

Comentário: Interessante essa regra porque, não raro, verifica-se a exigência, por determinados órgãos, da apresentação de diversos documentos para comprovação de uma situação já descrita em um documento válido, como é o caso da certidão de tempo de serviço/contribuição expedida por determinado órgão público, ainda que desta conste todos os elementos indicadores da nomeação e exoneração do servidor, inclusive com a referência à publicação dos atos respectivos na imprensa oficial. O servidor interessado, muitas vezes, é instado a apresentar uma declaração ou certidão do(s) órgão(s) em que teve exercício anterior para comprovar o que já está comprovado pela certidão de tempo de serviço/contribuição. 
Em relação ao tempo de serviço celetista, não raro, exige-se que se apresente a certidão de tempo de serviço/contribuição expedida pelo INSS junto com a cópia da CTPS, muitas vezes como condição para aceitação da certidão do INSS. Pois bem, esse dispositivo vem impor freios a essas exigências desnecessárias, haja vista a validade conferida por lei a esses documentos (certidões de tempo de serviço/contribuição). Por lógico que, havendo dúvidas quanto à veracidade da certidão, cabe ao órgão diligenciar para verificar a sua validade, mas não parece crível que a apresentação de outro documento possa ser exigido como condição de sua validade para eventual averbação de tempo de serviço, por exemplo. 

§ 2º Quando, por motivo não imputável ao solicitante, não for possível obter diretamente do órgão ou entidade responsável documento comprobatório de regularidade, os fatos poderão ser comprovados mediante declaração escrita e assinada pelo cidadão, que, em caso de declaração falsa, ficará sujeito às sanções administrativas, civis e penais aplicáveis. 

Comentário: O dispositivo autoriza que determinado fato, em que se exija documento comprobatório de regularidade, possa ser comprovado por meio de declaração de próprio punho do interessado, quando for impossível a este obter diretamente o documento do órgão ou entidade responsável. Situação que pode ocorrer na hipótese de paralisação ou falta de funcionamento do órgão competente para expedir o documento comprobatório, caso em que fica o interessado impossibilitado de apresentar a documentação exigida e poderá, com base no permissivo legal, apresentar declaração escrita, sob as penas da lei, da situação objeto da comprovação. Se a declaração for falsa, responderá o administrado em sede civil, administrativa e penalmente.

 § 3º Os órgãos e entidades integrantes de Poder da União, de Estado, do Distrito Federal ou de Município não poderão exigir do cidadão a apresentação de certidão ou documento expedido por outro órgão ou entidade do mesmo Poder, ressalvadas as seguintes hipóteses: 

I - certidão de antecedentes criminais;
II - informações sobre pessoa jurídica;
III - outras expressamente previstas em lei

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Comentário: A norma visa simplificar o processo administrativo, admitindo a comunicação ou troca de informação interna entre órgãos e entes do mesmo Poder, excluindo a necessidade de apresentação de documentos ou certidões exigidas por um órgão, cuja expedição é de competência de outro, dentro do mesmo Poder. Em outras palavras, um órgão do Executivo estadual, por exemplo, não pode exigir do cidadão a apresentação de documento expedido por outro do mesmo Poder Executivo estadual para dar andamento à demanda requisitada. É o órgão competente para a apreciação da demanda estadual que deverá buscar a informação/documento/certidão nos demais órgãos, ressalvados os alinhados no referido parágrafo.

Nesse passo, pode-se depreender, ainda, que a regra consigna a circunscrição de validade do documento expedido por determinado órgão, qual seja: dentro do mesmo Poder.  

     Art. 4º (VETADO). 

     Art. 5º Os Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios poderão criar grupos setoriais de trabalho com os seguintes objetivos: 

     I - identificar, nas respectivas áreas, dispositivos legais ou regulamentares que prevejam exigências descabidas ou exageradas ou procedimentos desnecessários ou redundantes; 

     II - sugerir medidas legais ou regulamentares que visem a eliminar o excesso de burocracia. 

Comentário: A regra traz um passo importante porque, em muitos casos, as exigências desnecessárias estão postas em regulamentos e fazem parte da praxe administrativa. É preciso, portanto, identificar e revisar os procedimentos com o fim de eliminar o que for inservível para agilizar os resultados mediante a entrega eficaz da tutela administrativa.

     Art. 6º Ressalvados os casos que impliquem imposição de deveres, ônus, sanções ou restrições ao exercício de direitos e atividades, a comunicação entre o Poder Público e o cidadão poderá ser feita por qualquer meio, inclusive comunicação verbal, direta ou telefônica, e correio eletrônico, devendo a circunstância ser registrada quando necessário. 

Comentário: As formas de comunicação com o Poder Público já estão sendo modificadas há algum tempo com o uso da telemática. Os correios eletrônicos e os sistemas de comunicação on line já fazem os registros automáticos de solicitações, requerimentos, vencimento de prazos. etc. A introdução do processo eletrônico trouxe essa necessidade de mudança, o que não significa ausência de formalidades e registros. Longe disso. Os registros agora estão ao nosso alcance em qualquer lugar e a qualquer tempo, bastando conhecer o caminho. 

Nesses termos, o dispositivo em comento não parece estar bem redigido quando refere "devendo a circunstância ser registrada quando necessária". A comunicação informal, seja direta ou telefônica, deve ser sempre objeto de registro. O registro na lista de chamada telefônica ou nos autos do processo, se físico, ou nos assentamento funcionais, se se tratar de servidor, ou nos sistemas informatizados disponíveis para comunicação e outros. Sempre haverá essa necessidade porque o registro é o testemunho do caminhar da Administração. Não importa em que meio ocorre essa comunicação, mas o registro será sempre necessário, ainda que o objeto dessa comunicação não cuide de imposição de deveres ou restrição de direitos.

     Art. 7º É instituído o Selo de Desburocratização e Simplificação, destinado a reconhecer e a estimular projetos, programas e práticas que simplifiquem o funcionamento da administração pública e melhorem o atendimento aos usuários dos serviços públicos. 

     Parágrafo único. O Selo será concedido na forma de regulamento por comissão formada por representantes da Administração Pública e da sociedade civil, observados os seguintes critérios: 

     I - a racionalização de processos e procedimentos administrativos; 

     II - a eliminação de formalidades desnecessárias ou desproporcionais para as finalidades almejadas; 

     III - os ganhos sociais oriundos da medida de desburocratização; 

     IV - a redução do tempo de espera no atendimento dos serviços públicos; 

     V - a adoção de soluções tecnológicas ou organizacionais que possam ser replicadas em outras esferas da administração pública. 

     Art. 8º A participação do servidor no desenvolvimento e na execução de projetos e programas que resultem na desburocratização do serviço público será registrada em seus assentamentos funcionais. 

     Art. 9º Os órgãos ou entidades estatais que receberem o Selo de Desburocratização e Simplificação serão inscritos em Cadastro Nacional de Desburocratização. 

     Parágrafo único. Serão premiados, anualmente, 2 (dois) órgãos ou entidades, em cada unidade federativa, selecionados com base nos critérios estabelecidos por esta Lei. 

Comentário: Os dispositivos conferem um prêmio à iniciativa da Administração que buscar implementar soluções com vistas à racionalização de procedimentos mediante a eliminação de formalismos desnecessários ao resultado útil do processo, estendendo os méritos ao servidor que participar do desenvolvimento e execução dos projetos e programas voltados para tal finalidade. Visível, portanto, a ênfase na eficiência.

De todo o exposto, confirma-se que a principal ferramenta da legislação em comento é a extensão das medidas que já vinham sendo adotadas pela Administração Pública federal aos Estados, Distrito Federal e Municípios.

Por fim, cabe dizer que a mantença dessas ferramentas é extrema importância na atualidade, haja vista que a sua efetiva aplicação objetiva dar guarida ao princípio da boa Administração Pública.